Cuando estamos cerca de que se cumpla un año del momento en el que a casi todos “nos cambió la vida”, uno de los mayores retos a los que nos estamos enfrentando las empresas es cómo mantener el compromiso de nuestros equipos, cuando la interlocución es virtual.

Son muchas las palancas sobre las que podríamos poner el foco para dar respuesta a ese reto: tener una cultura empresarial que valore el desempeño individual y no la presencia física; poder desagregar los objetivos de empresa a nivel de individuo o, al menos, de equipo, y poder medir su consecución a ese mismo nivel; tener managers con autonomía para gestionar en remoto y que sepan cómo obtener de cada persona lo mejor para el equipo; disponer de itinerarios y herramientas formativas online…

Pero, hoy vamos a tratar una trasversal a todas ellas: la comunicación de equipo, porque en estos entornos es más importante que nunca que todos sepamos lo que estamos haciendo cada uno de nosotros. Y vamos a contaros cómo lo estamos haciendo en tatum, desde que en 13 de marzo de 2020 dejamos todos de ir a la oficina, y a la que no hemos vuelto desde entonces.

Si tu equipo trabaja 100% en remoto, o si parte trabaja en la sede y parte en remoto, o si cada persona alterna el trabajo en sede con el trabajo en remoto, es probable que sea casi imposible reuniros todos de manera presencial.

Pero eso no quiere decir que no podáis hacer reuniones de equipo. De hecho, en estos modelos de trabajo híbridos son más importantes aún, para que todos estéis permanentemente informados de la marcha del proyecto y del cumplimiento de los objetivos (o para que detectéis cuanto antes cualquier desviación del mismo).

Reuniones del equipo completo

1.Pauta una reunión diaria, de 30-45 minutos máximo, por videoconferencia, con todas las personas del equipo.

• Para ello, acordad cuál es la mejor hora para que todos podáis asistir: cuando los hijos/as ya estén en clase, pero no muy tarde para que la mañana “cunda”, o a primera hora de la tarde, para ver la marcha del día…

• Tened en cuenta si hay integrantes del equipo que se conectan desde otros husos horarios.

2. Dedica la reunión del lunes a repasar la marcha del proyecto o de los proyectos que tengáis entre mano y a repartir las tareas para cada persona durante esa semana, buscando el compromiso de cada una con su cumplimiento.

• Dedica unos minutos a trasladar al equipo información corporativa: marcha de la empresa, novedades, comunicados oficiales, instrucciones, éxitos y reconocimientos, etc.

• Y reserva un espacio final para conocer el estado de ánimo con el que el equipo afronta la semana. Puedes utilizar aplicaciones móviles que te permiten lanzar preguntas en el momento, y a cada persona contestarlas de forma anónima o nominal, como prefiráis.

3. Dedica la reunión del viernes a que cada persona cuente en qué ha avanzado durante la semana (“en qué estoy”, “qué voy a terminar”, “qué necesito para avanzar”, etc.). Eso te permitirá analizar desviaciones, retrasos, adelantos, necesidades de refuerzo en algunas tareas, etc., de cara a repartir las cargas para la semana siguiente.

4. De martes a jueves la reunión puede ser más breve, solo para saber si hay novedades o incidencias provenientes de cualquier fuente (empresa, cliente, proveedor, cualquier persona del equipo…) que puedan impactar en la planificación de la semana.

5. Procura que a la reunión de los lunes y los viernes asistan todas las personas del equipo. Si alguien no puede asistir a la del resto de días no pasa nada: lo importante es hacerla, aunque no estéis todos.

6. Estas reuniones están dirigidas por ti, pero debes procurar que sean muy participativas, para oír la voz de todo tu equipo.

7. Aprovecha estas reuniones para hacer reconocimiento y celebrar de los éxitos del equipo y los progresos (resultados parciales). Si tienes que corregir al alguien, no lo hagas ante el equipo: hazlo a solas con la persona afectada.

Reuniones del equipo de un proyecto

Si en vuestros proyectos no participáis todas las personas de tu equipo, si no que a cada proyecto están asignadas solo alguna de ellas:

8. Reúnete una vez a la semana, en otro horario, con el equipo de cada proyecto para que te cuenten sus progresos, necesidades, logros, hitos…

• Esta reunión debe estar dirigida por el director del proyecto (si no eres tú) y ser muy participativa: déjate informar, pregunta, deja que ellos tomen decisiones…

9. Cuando un equipo cumpla un hito relevante o alcance un éxito, resérvales un espacio en la reunión del siguiente lunes, para que lo presente al resto del equipo.

Algunas claves para la efectividad de las reuniones de equipo

– Refuerza su importancia para el funcionamiento del equipo.

– Que tenga una parte informativa y una parte participativa.

– Pacta las normas de la reunión con los participantes.

– Asegúrate de que cada persona sabe lo que tiene que aportar a la reunión y por qué.

– Organiza reuniones rápidas, enfocadas a ayudar al progreso y a informar sobre cambios y avances. E incluye: puesta al día, ronda de preguntas y ronda de aportaciones.

– Intenta que todo el mundo use la cámara: el lenguaje no verbal es muy importante. (Usad fondos de pantalla, si no queréis que se vea vuestro entorno).

Conversaciones individuales

10. Procura tener una conversación informal con cada persona de tu equipo al menos una vez al mes.

• Puede ser mediante videoconferencia o por teléfono. Recuerda que con la primera (usando la cámara) no pierdes la información proveniente del lenguaje no verbal.

11. Esta conversación se debe basar en la escucha activa: deja que tu colaborador/a hable, cuente, se explaye. Es una conversación sin límite de tiempo: el que requiera tu interlocutor.

12. Pero ten un guion de temas a tratar, empezando por los más cercanos a la persona: cómo estás, cómo está tu entorno, qué tal te desenvuelves con este modelo de trabajo (qué te gusta, qué no, qué necesitas para trabajar mejor…), cómo ves el proyecto (qué va mejor, qué podemos mejorar, qué puedes mejorar tú, qué necesitas para mejorar…), cómo ves al equipo, como ves a la empresa, etc.

13. Genera confianza en tu interlocutor/a para que se abra y la conversación pueda ser provechosa para ambas partes.

14. Comprométete a intentar dar respuesta a las necesidades de carácter profesional que te haya planeado.

Estas conversaciones deben allanar tu trabajo a la hora de realizar la evaluación del desempeño y la entrevista de desarrollo de cada miembro de tu equipo.

Conversaciones informales

15. Promueve las conversaciones informales entre todo el equipo, gracias a aplicaciones como Yammer.

16. Si no estáis acostumbrados a usarlas, al principio, pon normas (por ejemplo, “todos/as debemos escribir un mensaje al menos una vez al día”) y reparte roles que vayan rotando semanal o mensualmente; por ejemplo, el/la que publica cada día: un artículo de interés, una noticia del sector, un dato curioso o una curiosidad (¿sabías que…?), un chiste o una viñeta, una frase o sentencia inspiradora, una efeméride, etc.

Como dice Scott Edwards, CEO of Science of People, “en un entorno de trabajo virtual las relaciones son como baterías: se agotan y tienes que recargarlas constantemente”.

En definitiva, los nuevos entornos de trabajo nos obligan, como gestores de equipos, a planificar y ofrecer una comunicación bidireccional constante y muy directa, que acerque lo que pasa en la organización a los equipos en remoto y que lleve hasta la organización los éxitos de esos equipos en remoto.